Tietosuojaseloste

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Anssi Pentsinen Consulting Oy
Maistraatinkatu 5 D 90
00240 Helsinki
+ 358 40 761 5743
anssi.pentsinen@hiihtokoulu.fi

3. Rekisterin nimi

Rekisterin käyttötarkoitus ja nimi on asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan mukaisena oikeusperusteena on asiakassuhde, asiakkaan suostumus sekä asiakkaan Anssi Pentsinen Consulting Oy:lle antama toimeksianto tai Anssi Pentsinen Consulting Oy:n ja asiakkaan välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Rekisterin asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:

• asiakkaan tunnistaminen ja käyttäjänhallinta.
• asiakkaiden yksilöinti (identifiointi) Anssi Pentsinen Consulting Oy:n palveluissa
• asiakassuhteen hallinta ja kehittäminen
• asiakkaan palveleminen ja asiakassuhteen operatiivinen hoito.
• varausten ja tilausten hoitaminen
• palvelujen ja tuotteiden kehittäminen, tuottaminen, toimittaminen ja tarjoaminen
• palveluiden maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
• tavaroiden ja palvelujen markkinointi
• liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen
• asiakkaiden ja Anssi Pentsinen Consulting Oy:n oikeusturvan varmistaminen sekä lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten mukaisten velvoitteiden hoitaminen

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan perustiedot

• nimitiedot / yritystiedot
• varaajan nimi
• syntymäaika / y-tunnus
• postiosoite, postinumero ja toimipaikka
• laskutusosoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• asiakastiedot alaikäisistä lapsista vanhemman luvalla

Asiakkaan yksilöivät tunnisteet

• asiakkaan kansalaisuus
• asiakasnumero
• laskunumero
• maksajannumero
• kuva
• laskutustiedot ja maksuvälinetiedot

Asiakkuuteen liittyvät tiedot

• varauksen alkamis- ja päättymispäivämäärä
• henkilömäärä
• erikoisruokavaliot, allergiat
• ryhmäruokatilaukset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään asiakkaalta itseltään puhelimitse, sähköpostilla, sähköisen internetlomakkeen tai varauspalvelun välityksellä sekä tulostettavan matkustajailmoituksen avulla sopimuksen tekemisen yhteydessä. Lisäksi tietoja kerätään laskutuksen, palvelujen käytön sekä asiakaspalvelun yhteydessä.

Asiakkaaseen liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa asiakkaalle informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.

7. Evästeet ja tietojen säännönmukaiset luovutukset

Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä voidaan tunnistaa.

Anssi Pentsinen Consulting Oy käyttää verkkopalvelussaan evästeitä palvelujen toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelujen käyttöä (esim. mahdollistamaan sen, että asiakkaan ei ole välttämätöntä syöttää kirjautumistietojaan joka kerta uudelleen). Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään myös verkkopalvelun käytettävyyden ja käytön analysoimiseksi, turvallisuuden parantamiseksi, käytön seurantaan ja palvelun kehittämiseksi.

Anssi Pentsinen Consulting Oy:n verkkopalvelun markkinointiyhteistyökumppaneiden evästeet mahdollistavat markkinoinnin kohdentamisen ja mittaamisen myös muiden markkinointiyhteistyöhön osallistuvien yritysten internetsivustoilla ns. mainosverkostossa.

Käyttäjä voi antaa suostumuksensa evästeiden käytölle tai kieltää sen selaimensa asetuksista. Evästeet ovat tarpeellisia joidenkin palvelujen toimivuudelle, joten Anssi Pentsinen Consulting Oy ei takaa kaikkien palvelujen toimivuutta, jos evästetoiminnallisuus ei ole käytössä. Käyttäjä voi estää evästeet selaimen asetusten avulla.

Jos haluat estää Google Analytics-seurannan, voit estää evästeiden tallentamisen selaimen asetuksista tai asentaa selaimeesi lisäosan, jolla estät Google Analytics-seurannan. Kannattaa kuitenkin muistaa, että liikkeitäsi Internetissä voidaan seurata, vaikka toimisitkin näin.

Asiakastietojen käyttämistä Facebook ja Instagram-mainosten kohdistamisessa voi rajoittaa täällä: https://www.facebook.com/ads/preferences/?entry_product=ad_settings_screen.

Edellisten lisäksi on suuri määrä muitakin palveluita, jotka seuraavat toimintaasi. Voit vaikuttaa niihin myös täällä: http://www.youronlinechoices.com/fi/

Palvelujen käytettävyyden parantamiseksi Anssi Pentsinen Consulting Oy voi tehdä tutkimuksia, joissa tallennetaan tietoa esimerkiksi asiakkaan yksittäisellä verkkosivulla tekemistä klikeistä tai hiiren liikkeistä.

Asiakastietoja voidaan siirtää Anssi Pentsinen Consulting Oy:n suoramarkkinointirekisteriin. Asiakastietoja voidaan luovuttaa tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta Anssi Pentsinen Consulting Oy:n lukuun toimivien tai palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Anssi Pentsinen Consulting Oy ei siirrä tai luovuta asiakkaan henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Anssi Pentsinen Consulting Oy:n sähköisen asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä edellä mainittujen aktiivisen valvonnan kautta.

Anssi Pentsinen Consulting Oy:n manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain Anssi Pentsinen Consulting Oy:n erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Anssi Pentsinen Consulting Oy:n palveluksessa, sekä Anssi Pentsinen Consulting Oy:n toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

10. Tietojen säilytysaika

Anssi Pentsinen Consulting Oy säilyttää asiakastiedot kirjanpitolain edellyttämän säilytysajan,
maksimissaan 10 vuotta. Eli tiedot, jotka ovat Anssi Pentsinen Consulting Oy:n toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja ja joiden käsittelylle on lailliset edellytykset.

Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

Tietojen säilytystarve selvitetään kahden vuoden välein.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Joidenkin tietojen saamista on kuitenkin rajoitettu mm. rikosten ehkäisemisen ja selvittämisen vuoksi. Asiakas voi tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan tunnistautuneena verkkopalvelussa ja asiakaspalvelussa.

Anssi Pentsinen Consulting Oy huolehtii asiakastietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta päivittämällä asiakkaan virallisia henkilö- ja yhteystietoja sopimuksen teon yhteydessä.

Asiakkaalla on lisäksi tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

• vaatia tietojensa poistamista (17 artikla)
• vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista (18 artikla)
• saada itse toimittamansa tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle (20 artikla)
• vastustaa tietojensa käsittelyä, esimerkiksi suoramarkkinointia varten (21 artikla)
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia. Esimerkiksi kirjanpitolain edellyttämiä tietoja ei voida poistaa ennen säilytysajan päättymistä.

Oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt, kuten tarkastuspyyntö, tehdään kirjallisesti postitse tai sähköpostilla osoitteeseen:

Anssi Pentsinen Consulting Oy
Maistraatinkatu 5 D 90
00240 Helsinki
+ 358 40 761 5743
anssi.pentsinen@hiihtokoulu.fi

Pyynnössä tulee mainita nimi, postiosoite ja puhelinnumero. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista, ja vastaus toimitetaan asiakkaalta itseltään varmennettuun osoitteeseen. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta.

Jos asiakas katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti, ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee asiakkaita tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.